Beschaffung
Beschaffungs- und Vergabehinweise für Kommunen
Kommunale Entscheider brauchen Klarheit zu Leistungsumfang, Datenschutz, Betrieb, Einführung und Nachweisen. Diese Seite beschreibt die Inhalte, die für ein Angebot, eine Leistungsbeschreibung oder eine interne Beschaffungsvorlage vorbereitet werden sollten.
Konkrete Preise, Laufzeiten und Beschaffungswege werden nicht pauschal veröffentlicht; sie hängen von Mandant, Umfang, Betrieb, Support und Integrationen ab.
Leistungsbeschreibung
- Öffentliches Online-Nachhilfe-Register mit Ampel, Profilen, Hinweisen, Rezensionen, Claim und Behördenprüfung.
- ButPay-Portale für Familien, Anbieter, Sachbearbeitung, Schulen/OGS und Master-Administration.
- Bewilligungszeitraum, Guthaben, Buchung, Korrektur, Abrechnung und Datenabgleich als fachlicher Leistungsfluss.
- Rollen-, Rechte-, Audit-, Export- und Moderationsfunktionen für kontrollierten Betrieb.
Vergabe- und IT-Unterlagen
- Anforderungsprofil, Verfahrensbeschreibung, Datenschutzpaket, AVV/TOM, Rollenmatrix und Löschkonzept.
- Sicherheits- und Betriebskonzept mit Hosting, Backups, Protokollierung, Support und Störungsprozess.
- Schnittstellenbeschreibung für Import, Export, Fachverfahren, Buchungsdaten und Abrechnung.
- Barrierefreiheitserklärung, Testkonzept und Schulungsmaterial für Zielgruppen.
Kostenmodell vorbereiten
- Kostenblöcke können Lizenz/Betrieb, Einrichtung, Migration, Schulung, Support, Schnittstellen und optionale Erweiterungen umfassen.
- Die Anzahl der Mandanten, Nutzerrollen, Anbieter, Buchungen und Integrationen beeinflusst den Aufwand.
- Ein Testmandant kann vor Beschaffung helfen, Leistungsumfang und Schulungsbedarf realistisch zu bestimmen.
- Kommunen sollten Produktiv-Gates und Abnahmekriterien vor Vertragsstart verbindlich festlegen.
Abnahme und Nachweis
- Abnahmefälle sollten Login, Rollen, Datenimport, Anbieterfreigabe, Buchung, Korrektur, Export und Datenschutzinformationen umfassen.
- Schulungs- und Produktivdaten müssen getrennt bleiben.
- Ein Betriebsstart sollte nur mit bestätigten Supportwegen und dokumentierter Rollenfreigabe erfolgen.
- Regelmäßige Qualitätsberichte helfen bei Anbieterstatus, Datenabgleich, Buchungen, Korrekturen und offenen Prüffällen.